突然ですが、皆さまの会社では定期的に「断捨離」を行っていますか？

一般的に、「断捨離」とは不要な物を処分して生活の質を向上させようとする行動や考え方を指しますが、最近では、自宅などのプライベート空間だけでなく、オフィスにも取り入れようとする動きが活発化しているように感じます。

実際に、名だたる大企業や成長著しいベンチャー企業の中には、積極的に断捨離を行い、シンプルなオフィス空間の維持につとめているケースも多くみられるようになっています。

一方で、デスクに大量の書類や資料が積み重ねられていたり、床に不要になった機器類やダンボールが置かれているようなオフィスもまだまだ多くみかけます。

「必要なものだから」「すぐに確認するつもりだから」「また使うかもしれないから」などの理由から、処分することなく、すぐに手を伸ばせる位置に置いておきたいという気持ちは分からなくもないですが、このような光景を放置していると、来客からの印象は良くないものですし、目に入るたびに気分が滅入ってモチベーションが下がるという従業員もいることでしょう。

そして何よりも、そういった物が溢れるオフィス空間によって業務の効率性や生産性を下げている可能性も考えられるものです。

したがって、裏を返すと、断捨離を実行してシンプルなオフィス空間に仕上げることにより、従業員や来客にとっても心地良い空間になるはずですし、業務の大幅な効率化や生産性の向上にもつながることが期待できます。

そこで今回は、オフィスで断捨離を検討する際におさえておきたいポイントについて解説していきたいと思います。

「保管」と「廃棄」の基準を明確にする

まずは書類の断捨離から考えてみましょう。

最近では、書類をPDF化してネットワーク上で保管・管理するペーパーレス化を導入する企業も増加していますが、業務や取引先の方針などによって、その導入が難しいという企業も多いはずです。

全書類をペーパーレス化できれば、それだけでオフィス空間もシンプル化できるものですが、どうしても紙としての保存が必要な場合には、「保管」するものと「破棄」するものの基準を明確にしておくと良いかと思います。

たとえば「期限」。

おそらくすべての企業が、請求書や納品書といった証憑書類は法律で定められた期間は保管しているものと思われますが、その期限を過ぎても「もしもの時」のためにと保管を続けられるケースがよくみられます。

重要書類であるため、そもそも破棄すること自体をためらわれるのも無理はありませんが、放置しておけば取引を重ねるたびに数は増していき、ますますオフィスを圧迫する要因にもなりかねません。

ですので、たとえ重要書類だとしても保管期限を過ぎたものは顧問弁護士や税理士等に相談しながら、思い切って廃棄するべきだといえます。

また、法律で定められていない書類、たとえば業務で使用した資料やメモなどに関しても期限を定めて廃棄するようにしましょう。

これらに対しても、「別の案件で役立つかも」などという考えが芽生え、ついつい廃棄をためらってしまうものですが、個人的に用意や作成した資料やメモならば、自宅に持ち帰って保管しておいたり、スマホのカメラで撮影してPDF化するなどの手段をとれば、オフィスのデスク上はすっきりと片付けられます。

「保管」すると決めた書類は使用頻度ごとに分類

そうは言っても、様々な事情や理由によって紙で保管しておきたい書類もあることでしょう。

そのような場合には、使用頻度ごとに分類しておくことをおすすめします。

たとえば、「毎日確認する」「週に1回確認する」「半年に1回確認する」などのように、使用や確認の頻度を考えて分類し、頻度の高い書類だけを手元に置いておくようにすれば、書類の整理につながるだけでなく、必要に応じて取り出しやすくもなるため、業務の効率化にも期待できます。

とにかく、オフィス空間やデスク上を圧迫しがちな書類をしっかりと断捨離するだけでも、気持ちよく業務を進められるようになるものですので、時間を見つけてぜひ取り組んでみてください。

一度不要になった物を再度使うことはほぼない

では、書類以外のものについてはどうでしょうか。

特によくみかけるのが、故障や買い替えによって使用されなくなったPCモニターやデスクトップ、小型のプリンターなどの機器類が床に放置されている光景です。

中でも、たっぷりと埃をかぶったものを見かけると、「長い期間にわたって放置されているのだろう」と推測できます。

おそらく、放置している理由としては、「修理をしてまた使用するつもり」であったり、「廃棄するにあたって費用が発生する」「保存データの漏洩が心配」などが挙げられるかと思いますが、ひとつ確かなのは、「一度、使用しなくなった物を再度使うことはほぼない」ということです。

もちろん、日々の業務に追われる中で処分の時間を取れないなどの理由もあるかと思いますが、使用しない物の放置を続けていると、ますますその数は増えていくだけでしょう。

ですので、不用品処分の担当者を決めておくなどして素早く対応できるよう準備しておき、不要と判断した物は早急に片付けていくべきかと思います。

前述したように、廃棄にあたって費用が発生する機器類は多々ありますが、リサイクルショップや中古品の回収業者の中には、たとえ故障して使用できない機器であっても、ジャンク品として引き取ってくれるところもあります。

そういった業者をうまく活用することによる断捨離は、手間をかけることもなくスムーズに進められますので、ぜひ検討してみてください。